Consulting

Profitieren Sie von unseren langjährigen Erfahrungen sowohl bei der Prozessgestaltung, der Verknüpfung bestehender und neuer Softwaresystemen als auch bei der Gestaltung Ihrer Dokumente und Belege, die ausgelesen werden sollen.

Einfach und digital: Ihr Weg zu einem intelligenten Input-Management

Consulting ist nicht gleich Consulting. Wir bieten Ihnen mit unserem breiten Produktspektrum einen zielgerechten Lösungsansatz. In vielen Unternehmen entstehen finanzielle Einbußen, weil Ressourcen für Verwaltungsaufgaben eingesetzt werden, die nicht zur Wertschöpfung der Firma beitragen. Dabei können solche Aufgaben und Prozesse ohne großes IT-Projekt digitalisiert werden. Wir begleiten Sie bei allen Schritten:

  • Definition digitaler Zielprozesse
  • Gestaltung von OCR-fähigen Belegen
  • Hardwareauswahl für Hochleistungs-Scanner
  • Netzwerk zu DMS-/ERP- und KI-Anbietern

Warum Beleg nicht gleich Beleg ist

Identifizierte „Störer“ können durch Formulardesign behoben werden, Auszug anhand Beispielbelege:

  • Schreibschrift führt zu Interpretationsproblemen und kann durch Formulardesign vermieden werden.
  • Bei sog. Kämmen und Textboxen mit durchgängigen schwarzen Linien führen die Kontaktpunkte der Handschrift an den Linienrändern zu Auslesefehlern.
  • Durchschlagpapier sollte vermieden werden

Fazit: Für optimale Maschinenlesbarkeit stehen idealerweise (einheitliche) Belege zur Verfügung, die nach definierten Kriterien entwickelt, bzw. angepasst werden.

Worauf bei der Gestaltung OCR-fähiger Belege geachtet werden sollte

Abstände & Maße

  • Zu lesende Felder müssen einen Mindestabstand zu Feldern haben, die nicht gelesen werden sollen: 2 mm
  • Mindestabstand bei zu lesenden Feldern: 1 mm
  • Kästchenhöhe: 5-6 mm
  • Kästchenbreite: 5-6 mm
  • Abstand zwischen Spalten: 1,0 mm

Vermessungsmarken

  • Zur Vermessung eines Beleges sind mindestens zwei Vermessungsmarken erforderlich.
  • Es dürfen keine weiteren Elemente mit Abmessungen analog der Vermessungsmarken im Suchbereich positioniert sein.
  • Die Linienstärke der Vermessungsmarken muss mind. 0,5 mm betragen.
  • Der unbedruckte Bereich um die Vermessungsmarken muss mindestens 3 mm betragen.

Farbe & Schrift

  • Helle, idealerweise weiße Hintergrundfarbe ohne Schwarzanteil
  • Größe bei Maschinenschrift: mind. 10 pt und bei Schriftart keine Serifen
  • Empfohlene Schriftart: OCR-B
  • Keine Überlappungen. Bsp.: rtz , mm, fT , f 4

Formularschlüssel

  • Zum gemischten Einlesen von Belegen gleicher Abmessung, aber unterschiedlicher Struktur ist das Aufdrucken eines Formularschlüssels erforderlich.
  • Aufbau: Numerischer Code