Ab 2027 greift die E-Rechnungspflicht auch im Rechnungsausgang. Damit werden deutlich mehr Unternehmen E-Rechnungen erzeugen und versenden.

Die Folge zeigt sich dann direkt auf der anderen Seite. Jede versendete E-Rechnung landet bei einem Geschäftspartner im Rechnungseingang. Dort steigt das Volumen entsprechend mit.

Zwar müssen Unternehmen bereits seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Viele haben diese Pflicht aber zunächst pragmatisch erfüllt. Doch ein Postfach, ein Viewer, einzelne Schnittstellen und teilweise manuelle Verarbeitung ergeben noch keinen guten Prozess.

Solange die Mengen überschaubar bleiben, lässt sich das auffangen.

Mit steigendem Volumen ändert sich das.

2027 wird deshalb vor allem eine Frage des Volumens im Rechnungseingang.

Eine eingehende E-Rechnung muss erkannt, technisch geprüft, validiert und dem richtigen Prozess zugeordnet werden. Die enthaltenen Daten müssen zuverlässig an ERP, DMS oder Workflow übergeben werden.

Muss dabei regelmäßig manuell eingegriffen werden, entsteht schnell ein Engpass.

Und E-Rechnung heißt nicht automatisch Standardprozess

Auch E-Rechnungen kommen in der Praxis nicht immer so an, wie man sie erwartet. Beispielsweise ist nicht nur die aktuellste XRechnungs-Version zulässig, sondern es können auch ältere Versionen versendet werden. Kann Ihr Validator damit umgehen?

Wenn nicht, dann wird aus einer eigentlich maschinenlesbaren Rechnung ein manueller Klärfall. Bei kleinen Mengen fällt das kaum ins Gewicht. Mit wachsendem Volumen werden genau solche Ausnahmen zum schmerzhaften Skalierungsproblem.

Eine belastbare Verarbeitung muss deshalb nicht nur den Standard kennen. Sie muss auch mit der Realität umgehen können.

PDF-Rechnungen und Scans bleiben erstmal

Die Zahl der E-Rechnungen wird stark steigen. Der Rechnungseingang wird deshalb aber nicht von heute auf morgen vollständig strukturiert sein.

PDF-Rechnungen und Scans bleiben noch über Jahre Bestandteil der Rechnungsverarbeitung. Hinzu kommen Rechnungen aus Bereichen, die nicht unter die deutsche B2B Pflicht fallen.

Unternehmen müssen deshalb zwei Welten gleichzeitig beherrschen.

Sie brauchen einen Rechnungseingang für alles, was tatsächlich ankommt.

XRechnung und ZUGFeRD können direkt strukturiert verarbeitet und validiert werden. Bei PDF und Scan übernimmt die OCR die Datenerfassung.

Danach laufen die Daten unabhängig vom Eingangsformat in denselben nachgelagerten Prozess.

Auch der Rechnungsausgang gehört dazu

Im Rechnungsausgang stellt sich die Aufgabe in umgekehrter Richtung.

ERP und Fachverfahren liefern die Rechnungsdaten. Daraus muss eine gültige E-Rechnung im benötigten Format erzeugt werden.

Dabei sollte nicht jedes Vorsystem selbst Formatlogik, Validierung und zukünftige Änderungen der E-Rechnung abbilden müssen.

Sinnvoller ist eine zentrale Verarbeitung zwischen Vorsystem und Empfänger.

Mit formstar verbinden wir beide Seiten

Genau hier setzt formstar an.

Im Rechnungseingang verarbeitet formstar XRechnung und ZUGFeRD ebenso wie PDF und Scan. Strukturierte Rechnungen werden validiert, nicht strukturierte Rechnungen mit OCR ausgelesen. Die Daten werden anschließend an ERP, DMS oder Workflow übergeben.

Im Rechnungsausgang übernimmt formstar die Rechnungsdaten aus dem Vorsystem und erzeugt daraus die benötigte E-Rechnung.

Damit bündelt formstar E-Rechnung, Validierung und OCR in einer zentralen Verarbeitungsschicht.

ERP und DMS müssen nicht selbst jedes Format, jede Version und jede Änderung beherrschen.

2027 zeigt, ob der Prozess massentauglich ist

Die technische Empfangsbereitschaft war der erste Schritt.

Jetzt geht es darum, steigendes Volumen, unterschiedliche Formate und Sonderfälle zuverlässig verarbeiten zu können.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht mehr: Können wir E-Rechnungen?

Sondern: Kann unsere Rechnungsverarbeitung alles zuverlässig verarbeiten, was rein und raus geht, auch wenn das Volumen deutlich steigt?

Genau darauf ist formstar ausgelegt. E-Rechnung im Eingang und Ausgang. OCR für PDF, Scan und Papier. Eine Verarbeitung für alles, was rein und raus geht.