Die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr, sondern bereits Realität.
Seit 2025 müssen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen werden können. In den kommenden Jahren wird auch der Versand verbindlich. Grundlage ist der europäische Standard EN 16931, der Inhalt und Struktur einer E-Rechnung festlegt und einen einheitlichen, digitalen Rechnungsprozess ermöglichen soll.

In Deutschland haben sich dabei insbesondere zwei Formate etabliert:
XRechnung ist der verbindliche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und liegt als rein strukturiertes XML-Format vor. ZUGFeRD wird vor allem in der Privatwirtschaft eingesetzt und kombiniert strukturierte Rechnungsdaten mit einer visuell lesbaren PDF-Darstellung. Beide Formate erfüllen die Anforderungen der EN 16931, adressieren jedoch unterschiedliche Einsatzszenarien.

Gleichzeitig zeigt sich sehr deutlich, dass PDF, Scan und Papier trotz Verordnung weiterhin Teil des Alltags bleiben. Der Rechnungseingang entwickelt sich weiter, verschwindet aber nicht schlagartig in Richtung eines rein strukturierten Idealbilds. Ein vergleichbarer Effekt ist aus dem Gesundheitswesen bekannt: Auch das E-Rezept ist gesetzlich eingeführt, dennoch existieren weiterhin Ausdrucke, Übergangslösungen und manuelle Sonderfälle. Regulierung setzt Standards, ersetzt aber keine gewachsenen Realitäten über Nacht.

Hinzu kommen strukturelle Faktoren: Rechnungen aus dem Ausland folgen häufig anderen Standards oder Übergangsfristen. Viele kleinere Lieferanten verfügen nicht über die technischen Voraussetzungen für strukturierte Formate. Sonderrechnungen, Korrekturen oder Belege außerhalb klassischer ERP-Prozesse entstehen weiterhin. Auch historisch gewachsene Abläufe und Archivbestände lassen sich nicht kurzfristig vereinheitlichen.
Die Konsequenz ist klar: Der Rechnungseingang bleibt hybrid.

Strukturierte E-Rechnung trifft operative Realität

E-Rechnung selbst ist ein strukturiertes Datenformat und erfordert daher keine Texterkennung. PDF- und Papierrechnungen lassen sich hingegen nur mithilfe von OCR automatisiert nutzen. Erst die Kombination aus E-Rechnung und OCR ermöglicht einen durchgängigen Rechnungsprozess über alle Formate hinweg.

„In der Praxis entscheidet nicht die Theorie, sondern der Betrieb: XRechnung und ZUGFeRD nehmen zu, aber PDF, Scan und Papier bleiben parallel bestehen. Wer Betriebssicherheit will, braucht deshalb einen durchgängigen Prozess, der Validierung und OCR sauber zusammenführt und dem ERP geprüfte Daten übergibt.“ Markus Lenhart, Prokurist und Head of Produktmanagement, B&L OCR Systeme GmbH

Wo liegt ein solcher Prozess sinnvollerweise?

Diese Frage stellen wir uns bei B&L regelmäßig. Mit Einführung der E-Rechnung haben wir sie erneut sehr bewusst gestellt. Denn der Rechnungsprozess umfasst heute mehr als das Lesen strukturierter Daten. Er muss Rechnungen aus unterschiedlichsten Quellen abholen, unterschiedliche Formate beherrschen, verbindlich validieren, Altformate per OCR verarbeiten, Ausnahmen sauber behandeln und vollständig protokollieren. Zudem handelt es sich um einen operativen Dauerprozess mit entsprechendem Volumen.

Und wir sind uns sicher: Ein solcher Prozess gehört nicht in den ERP-Kern, sondern als Fachprozess vor das ERP. Nur so lassen sich Formatlogik, Validierungsregeln, OCR für Altformate, Ausnahmebehandlung und vollständige Protokollierung stabil betreiben, ohne die ERP-Logik zu belasten. Das ERP bleibt Zielsystem und konsumiert geprüfte, strukturierte Daten.

formstar setzt genau hier an

Aus diesem Ansatz heraus haben wir formstar E-Rechnung entwickelt. In Kombination mit der bewährten formstar OCR-Rechnungsverarbeitung entsteht ein durchgängiger Prozess für Rechnungseingang und Rechnungsausgang vor dem ERP. Stabil, nachvollziehbar und ERP-unabhängig.

Auf einen Blick:

• Verarbeitung von eingehenden und ausgehenden E-Rechnungen sowie PDF und Papierrechnungen in einem gemeinsamen Prozess
• Automatische Klassifikation von XRechnung, ZUGFeRD und klassischen Formaten
• Verbindliche Validierung strukturierter E-Rechnungen gemäß EN 16931
• OCR-Verarbeitung für nicht strukturierte Rechnungen
• Übergabe geprüfter, strukturierter Daten an das ERP ohne Eingriff in die ERP-Logik

Kurz gesagt: E-Rechnung ist Pflicht. OCR bleibt Realität. Eingang und Ausgang sind Dauerbetrieb. formstar verarbeitet, das ERP konsumiert.

Unsere Experten stehen Ihnen sehr gerne zur Verfügung und besprechen mit Ihnen Ihre individuelle Lösung für eine passgenaue Rechnungsverarbeitung.

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