Durch die Einführung eines OCR-Systems können manuelle Aufwände für die Erfassung von Daten sowie deren Prüfung deutlich reduziert werden. Trotzdem werden Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine und ähnliche Dokumente in mittelständischen Unternehmen oftmals noch manuell bearbeitet. Woran liegt das?
Obwohl die OCR-Technologie seit vielen Jahren zur Verfügung steht, sind Unternehmen sehr zögerlich entsprechende Lösungen einzuführen, um von der Automatisierung manueller Bearbeitungsprozesse zu profitieren.
Schaut man hinter die Kulissen, kristallisieren sich 5 Gründe heraus:
- Die operative Hektik beherrscht das Geschäft. Das Daily Business und die Kunden haben das Unternehmen fest im Griff, es wird alles so abgearbeitet, wie man es schon immer gemacht hat – manuell. Die Zeit, Prozesse auf den Prüfstand zu stellen, und neue Technologien einzuführen, wird nicht investiert.
- Angst vor Komplexität und monatelangen Projekten. Viele Unternehmen nutzen ERP- und/oder DMS-Lösungen, deren Einführung oftmals viele Monate gedauert und interne Ressourcen gebunden hat. Die Lust auf ein weiteres System, dass dann auch noch an die vorhandenen Komponenten angebunden werden muss, hält sich deshalb zumeist in Grenzen.
- Die Auslesequalität wird angezweifelt. Wir hören immer wieder: „Das haben wir vor ein paar Jahren schonmal ausprobiert – das hat nicht gut funktioniert.“
- Die Daten sollen nicht in die Cloud. Viele Unternehmen scheuen sich davor, Lösungen zu nutzen, bei denen die Dokumente und Daten die eigene Infrastruktur über eine API verlassen.
- Kosten.
Mit der OCR-Lösung formstar bieten wir unseren Kunden ein Baukastensystem, mit dem individuelle Anforderungen abgebildet werden können. Das Projektvorgehen folgt einem geübten Ablauf.
Schritt 1: Aufnahme der kundenindividuellen Anforderungen
Dazu führen wir gemeinsam mit Ihnen einen maximal halbtägigen Workshop durch. Dafür müssen Sie nichts vorbereiten. Sie holen einfach die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Tisch, die die Systeme, Prozesse, Arbeitsweisen und Besonderheiten in Ihrem Unternehmen kennen. Idealerweise zeigen Sie uns anhand eines Praxisbeispiels, wie Sie heute z.B. eine Rechnung bearbeiten. Wir stellen dann die richtigen Fragen und erarbeiten uns im Dialog mit Ihnen einen Überblick, wie das System für Sie konfiguriert werden muss und welche Prozessverbesserungen sich für Sie ergeben.
Schritt 2: Technischer Abstimmungstermin
In einem technischen Abstimmungstermin besprechen wir die Schnittstellen zu den relevanten Systemen und definieren z.B. die Übergabeformate. Dazu benötigen wir einen IT-Ansprechpartner oder einen Ansprechpartner bei Ihrem Systemhaus oder Systemanbieter.
Schritt 3: Umsetzung
Wir installieren das Basis-System in Ihrer IT-Infrastruktur und setzen die im Workshop vereinbarten Anforderungen um. Dafür benötigen wir üblicherweise zwischen 2-4 Wochen. Wenn das System bei Ihnen betrieben wird, verlassen Ihre Dokumente und Daten zu keiner Zeit Ihr Haus. Selbstverständlich stellen wir bei Bedarf auch eine API zur Verfügung, falls Sie das System nicht selbst betreiben wollen.
Schritt 4: Testphase & Finetuning
Das für Sie maßgeschneiderte System kann jetzt von Ihnen im Livebetrieb getestet werden. Für die Testphase planen wir 3-5 Tage ein. In dieser Phase wird das System optimiert und geschult.
Schritt 5: Freigabe und Start der operativen Nutzung
Nachdem der Kunde von der Leistungsfähigkeit des Systems überzeugt ist, kann der Startschuss für die Inbetriebnahme gegeben werden. Die bisher manuellen Aufwände werden durch das System übernommen:
- Dokumente werden automatisiert in das System importiert
- definierte Daten werden ausgelesen
- ausgelesene Daten werden systemisch validiert und gegen Stammdaten abgeglichen
- Bei etwaigen Auffälligkeiten (z.B. bei Abgleich von Rechnungen gegen Bestelllungen) werden definierte Prozesse angestoßen (z.B. Versand einer automatisierten E-Mail an den Lieferanten)
- Ausgelesene Dokumente und Daten durchlaufen Freigabeworkflow (optional, z.B. bei Rechnungsbearbeitung)
- Dokumente und geprüfte Daten werden automatisiert an Zielsysteme übergeben
Welche Kosten fallen an? Lohnt sich die Investition in ein OCR-System?
Abhängig von den individuellen Anforderungen und der Anzahl der heute in den manuellen Prozess eingebundenen Ressourcen, amortisiert sich die Einführung eines solchen Systems innerhalb von 6-18 Monaten.
Es ist aber nicht nur das kurzfristige Einsparpotenzial, dass bei einer Entscheidungsfindung in Betracht gezogen werden sollte. Die Einführung eines OCR-Systems hat vielmehr auch einen wesentlichen Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Kürzere Prozessdurchlaufzeiten, die Unabhängigkeit von Fachkräften sowie höhere Datenqualität sind z.B. wichtige Aspekte, mit denen sich Unternehmen von ihren Mitbewerbern abheben können.
Wir bei B&L beschäftigen uns seit 30 Jahren mit optischer Texterkennung und setzen oben beschriebene Projekte um. Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen und Ländern sowie der öffentliche Sektor vertrauen auf unsere Lösungen.
Sie wollen uns und unsere Lösungen kennenlernen? Wir stellen uns gerne bei Ihnen vor – mit einem Klick auf unser Imagevideo und gerne auch jederzeit in einem persönlichen Gespräch.
